Lifecycle-Prozesse
Übersicht
Lifecycle-Prozesse sind strukturierte, mehrstufige Workflows, die Ihr Team durch gängige IT-Abläufe führen – wie Mitarbeiter-Onboarding, Geräterückgabe oder Verschrottung. Sie sorgen für Konsistenz, vollständige Datenerfassung und eine lückenlose Protokollierung jedes Vorgangs.
Wie Prozesse funktionieren
- Eine Prozessdefinition legt den Ablauf fest: Welche Schritte werden durchlaufen, welcher Asset-Status löst den Prozess aus, welcher Status wird am Ende gesetzt?
- Ein Teammitglied startet einen Prozess für ein konkretes Asset
- Jeder Schritt wird der Reihe nach abgeschlossen – eingegebene Daten werden gespeichert
- Wenn alle Schritte erledigt sind, wird der Prozess abgeschlossen und der Asset-Status automatisch aktualisiert
Prozessübersicht
Navigieren Sie zu Prozesse in der Seitenleiste. Die Seite zeigt:
- Aktive Vorgänge — alle aktuell laufenden Prozessinstanzen im Mandanten (mit Asset, gestartet von, Schrittstatus)
- Prozessdefinitionen — alle verfügbaren Prozesse als klickbare Karten, inkl. Schrittanzahl und Status-Transition (z. B. Lagernd → In Vorbereitung)
Klicken Sie auf eine Prozesskarte, um den Flow-Editor zu öffnen.
Flow-Editor
Der Flow-Editor ist ein visueller Ablauf-Designer, ähnlich einem Diagramm-Werkzeug. Jeder Prozess wird als Flussdiagramm dargestellt – mit Knoten (Schritten) und Verbindungen zwischen ihnen.
Canvas-Bedienung
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Scrollen / Trackpad | Zoom in/out |
| Klicken + Ziehen (leer) | Canvas verschieben |
| Knoten ziehen | Schritt neu positionieren |
| Handle ziehen | Verbindung zwischen zwei Schritten herstellen |
| Knoten/Verbindung klicken | Auswahl (blau hervorgehoben) |
| Entf-Taste | Ausgewählten Schritt oder ausgewählte Verbindung löschen |
Knoten-Typen
| Knoten | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|
| Start | Grüner Kreis ▶ | Beginn des Prozesses (immer vorhanden, nicht löschbar) |
| Ende | Roter Kreis ■ | Abschluss des Prozesses (immer vorhanden, nicht löschbar) |
| Aktion | Rechteck mit Icon | Ein konkreter Schritt im Ablauf |
Schritt-Typen (Aktionsknoten)
| Typ | Icon | Beschreibung |
|---|---|---|
| Texteingabe | ✏️ | Einzeiliges Freitextfeld |
| Auswahl | 🔽 | Auswahl aus einer vordefinierten Liste |
| Textfeld | 📝 | Mehrzeiliger Freitext |
| Datum | 📅 | Datumsauswahl |
| Bestätigung | ✅ | Einzelne Checkbox (Ja/Nein) |
| Checkliste | 📋 | Mehrere abzuhakende Punkte |
| Benutzer | 👤 | Benutzer aus der Organisation auswählen |
| Unterschrift | ✍️ | Digitale Unterschrift |
Schritte hinzufügen
Klicken Sie in der linken Toolbar auf einen Schritt-Typ-Button. Der neue Schritt wird automatisch:
- nach dem letzten Aktionsknoten eingefügt
- mit dem vorherigen Knoten verbunden
- mit dem Ende-Knoten verbunden
Anschließend öffnet sich das Eigenschaften-Panel rechts, in dem Sie den Schritt konfigurieren.
Schritt-Eigenschaften
Klicken Sie auf einen Aktionsknoten, um das Eigenschaften-Panel zu öffnen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Art des Schritts (Texteingabe, Auswahl, usw.) |
| Bezeichnung | Anzeigename des Schritts (sehen die Benutzer beim Ausfüllen) |
| Feldschlüssel | Technischer Schlüssel für die gespeicherten Daten (z. B. serial_number) |
| Pflichtfeld | Wenn aktiviert, muss der Schritt ausgefüllt werden |
| Optionen | Für Typ Auswahl: eine Option pro Zeile |
| Checklistenpunkte | Für Typ Checkliste: ein Punkt pro Zeile |
Verbindungen manuell setzen: Ziehen Sie vom unteren Handle eines Knotens auf den oberen Handle eines anderen, um sie zu verbinden.
Änderungen speichern
Nach Änderungen am Ablauf erscheint der Button Speichern oben rechts (grün). Erst nach dem Klick werden die Änderungen übernommen. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren, wenn die Seite verlassen wird.
Prozess-Einstellungen (Admin)
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol ⚙️, um die Metadaten eines Prozesses zu bearbeiten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Prozesses (nicht bei Systemprozessen änderbar) |
| Beschreibung | Kurze Erklärung des Ablaufs |
| Auslöser-Status | Asset-Status, der den Prozess typischerweise startet |
| Ziel-Status | Asset-Status nach Prozessabschluss |
| Aktiv | Inaktive Prozesse werden in der Übersicht nicht angezeigt |
Neuen Prozess erstellen (Admin)
Klicken Sie auf Neuer Prozess oben rechts auf der Prozessseite. Der neue Prozess öffnet sich im Flow-Editor mit bereits platzierten Start- und Ende-Knoten — fügen Sie Aktionsschritte dazwischen ein und speichern Sie.
Ablauf-Validierung
Uslimato prüft jeden Prozessablauf, um sicherzustellen, dass er korrekt ausgeführt werden kann. Ein Prozess gilt als ungültig, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Fehlender Start-Knoten | Jeder Prozess muss einen Start-Knoten haben |
| Fehlender Ende-Knoten | Jeder Prozess muss einen Ende-Knoten haben |
| Fehlender Aktionsschritt | Zwischen Start und Ende muss mindestens ein Aktionsschritt vorhanden sein |
| Nicht verbundene Knoten | Jeder Knoten muss von Start aus über die definierten Verbindungen erreichbar sein |
| Start hat eingehende Verbindungen | Nichts darf auf den Start-Knoten zeigen |
| Ende hat ausgehende Verbindungen | Vom Ende-Knoten dürfen keine Verbindungen ausgehen |
Warnungs-Badge
Ungültige Prozesse zeigen auf ihrer Karte in der Prozessübersicht ein orangefarbenes Warnung-Badge. Fahren Sie mit der Maus über das Badge, um ein Tooltip mit einer Zusammenfassung der Probleme zu sehen.
Validierungs-Panel (Flow-Editor)
Wenn Sie einen Prozess mit Ablaufproblemen im Flow-Editor öffnen und kein Knoten ausgewählt ist, zeigt das Eigenschaften-Panel auf der rechten Seite ein Validierungs-Panel mit allen erkannten Problemen. Dies hilft dabei, Fehler vor dem Speichern zu erkennen und zu beheben.
Ungültige Abläufe speichern
Sie können einen Prozess auch dann speichern, wenn sein Ablauf ungültig ist. Das Speichern wird durch die Validierung nie blockiert — die Warnung ist rein informativ. Ungültige Prozesse können jedoch erst als Vorgänge gestartet werden, wenn alle Probleme behoben wurden.
Prozess löschen (Admin)
Klicken Sie oben rechts auf das Papierkorb-Symbol 🗑️. Ein Prozess kann nur gelöscht werden, wenn:
- Er kein Systemprozess ist (Systemprozesse sind schreibgeschützt)
- Keine Instanz im Status In Bearbeitung existiert
Mitgelieferte Systemprozesse
Uslimato enthält vorinstallierte Systemprozesse für die häufigsten Szenarien. Der Ablauf dieser Prozesse kann bearbeitet werden; Name und Status sind schreibgeschützt.
| Prozess | Auslöser | Ziel |
|---|---|---|
| Einbuchen | — | Lagernd |
| Vorbereiten | Lagernd | In Vorbereitung |
| Ausgeben | In Vorbereitung | In Verwendung |
| Service / Reparatur | In Verwendung | Im Service |
| Rücknahme | In Verwendung | Zurückgegeben |
| Verschrottung | Zurückgegeben | Ausgemustert |
Instanzen-Übersicht
Im Flow-Editor ist rechts eine Instanzen-Seitenleiste eingeblendet. Sie zeigt alle Prozessinstanzen dieses Prozesses mit Status, Asset-Name und Startzeitpunkt.
Die vollständige Übersicht aller aktiven Vorgänge finden Sie auf der Hauptseite Prozesse.