SAP SuccessFactors Integration

Die SAP SuccessFactors Integration synchronisiert Mitarbeiterdaten aus Ihrem SAP SuccessFactors-Mandanten in Uslimato. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann Uslimato automatisch einen Offboarding-Prozess starten, um zugewiesene IT-Assets zurückzufordern.

Voraussetzungen

• Interface Hub muss in Ihrem Plan aktiviert sein (Professional oder Enterprise)
• Ein SAP BTP (Business Technology Platform) Konto mit Zugriff auf Ihren SuccessFactors-Mandanten
• Eine OAuth2 App-Registrierung in SAP BTP mit folgenden Angaben:
  • API URL (Ihr SuccessFactors API-Endpunkt, z.B. https://api15.sapsf.com)
  • Company ID (Ihre SuccessFactors-Firmenkennung)
  • Client ID (OAuth2-Anwendungs-Client-ID)
  • Client Secret (OAuth2-Anwendungs-Client-Secret)
• Die App-Registrierung benötigt folgende OData-API-Berechtigungen:
  • EmpEmployment (Lesen) -- Mitarbeiterdaten und Beschäftigungsstatus
  • PerPersonal (Lesen) -- Persönliche Informationen (Name, E-Mail)
  • EmpJob (Lesen) -- Stelleninformationen und Abteilung

SAP BTP OAuth2-Zugangsdaten einrichten

1. Melden Sie sich bei Ihrem SAP BTP Cockpit an unter cockpit.hanatrial.ondemand.com oder Ihrer produktiven Umgebung
2. Navigieren Sie zu Security > OAuth > Register Client
3. Erstellen Sie einen neuen OAuth2-Client:
   • Application Name: z.B. "Uslimato Integration"
   • Grant Type: Client Credentials
   • Scope: odata_v2 (fuer OData-API-Zugriff)
4. Notieren Sie die Client ID und das Client Secret
5. Stellen Sie im SuccessFactors Admin Center sicher, dass der API-Benutzer Leseberechtigungen fuer die erforderlichen OData-Entitaeten hat
6. Prüfen Sie die API URL für Ihr Rechenzentrum (z.B. https://api15.sapsf.com, https://api4.sapsf.eu)

Tipp: Wenden Sie sich an Ihren SAP SuccessFactors-Administrator fuer die korrekte API-URL und Company ID. Diese variieren je nach Rechenzentrumsregion.

Connector konfigurieren

1. Öffnen Sie in Uslimato Integrationen (Admin-Berechtigung erforderlich)
2. Klicken Sie auf Konfigurieren bei SAP SuccessFactors
3. Geben Sie ein:
   • API URL -- Ihr SuccessFactors API-Endpunkt
   • Company ID -- Ihre SuccessFactors-Firmenkennung
   • Client ID -- OAuth2 Client ID aus SAP BTP
   • Client Secret -- OAuth2 Client Secret aus SAP BTP
4. Offboarding-Prozess (optional) -- wählen Sie eine Prozessvorlage aus, die bei Mitarbeiteraustritt gestartet wird
5. Klicken Sie auf Verbindung testen -- prüft Zugangsdaten und API-Zugriff
6. Stellen Sie das Sync-Intervall ein (abhängig von Ihrem Plan: Professional ab 60 Min., Enterprise ab 30 Min.)
7. Aktivieren Sie die Integration

Synchronisierung

Automatischer Sync

Nach der Aktivierung synchronisiert Uslimato automatisch im konfigurierten Intervall. Der Sync:

1. Ruft aktive und kürzlich ausgeschiedene Mitarbeiter über die OData-API ab
2. Ordnet Mitarbeiter anhand der E-Mail-Adresse bestehenden Uslimato-Benutzern zu
3. Aktualisiert Benutzer-Metadaten (Name, Abteilung, Position) für zugeordnete Datensätze
4. Erkennt Beschäftigungsbeendigungen seit dem letzten Sync
5. Startet den konfigurierten Offboarding-Prozess fuer ausgeschiedene Mitarbeiter (falls gesetzt)

Manueller Sync

Verwenden Sie die Schaltfläche Jetzt synchronisieren auf der Integrationsseite, um jederzeit einen Sync auszulösen.

Polling-Modell

Im Gegensatz zu Microsoft-Connectoren, die Webhooks unterstützen, verwendet die SAP SuccessFactors Integration ein Polling-Modell. Uslimato fragt die SuccessFactors-API periodisch im konfigurierten Intervall ab, um Änderungen zu erkennen.

Offboarding-Automatisierung

Das Kernfeature der SAP SuccessFactors Integration ist das automatisierte Offboarding. Wenn der Sync erkennt, dass sich der Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters auf "beendet" geändert hat:

1. Uslimato identifiziert alle IT-Assets, die dem Mitarbeiter zugewiesen sind
2. Der konfigurierte Offboarding-Prozess wird für jedes Asset gestartet
3. Der Prozess folgt den definierten Workflow-Schritten (z.B. Asset-Rückgabe, Datenlöschung, Neuzuweisung)
4. Der Prozessfortschritt wird in der Bewegungsübersicht verfolgt

Offboarding-Prozess konfigurieren

1. Erstellen Sie zunächst eine Prozessvorlage unter Prozesse, die Ihren Offboarding-Workflow definiert
2. Wählen Sie in der SAP SuccessFactors Connector-Konfiguration diesen Prozess als Offboarding-Prozess aus
3. Wenn kein Prozess ausgewählt ist, werden Beendigungsereignisse protokolliert, aber keine automatische Aktion ausgelöst

Hinweis: Der Offboarding-Prozess wird einmal pro betroffenem Asset gestartet. Hatte ein Mitarbeiter 3 zugewiesene Assets, werden 3 separate Prozessinstanzen erstellt.

Fehlerbehebung

Verbindungstest schlägt fehl

• Prüfen Sie, ob die API URL Ihrem SuccessFactors-Rechenzentrum entspricht
• Stellen Sie sicher, dass die Company ID korrekt ist (Gross-/Kleinschreibung beachten)
• Überprüfen Sie, ob die OAuth2 Client-Zugangsdaten gültig und nicht abgelaufen sind
• Bestätigen Sie, dass der API-Benutzer die erforderlichen OData-Entitätsberechtigungen hat

Keine Mitarbeiter gefunden

• Stellen Sie sicher, dass die OData-API-Berechtigungen EmpEmployment und PerPersonal umfassen
• Überprüfen Sie, ob der API-Benutzer nicht auf eine Teilmenge der Mitarbeiter beschränkt ist
• Prüfen Sie, ob Ihre SuccessFactors-Instanz aktive Mitarbeiterdatensätze hat

Offboarding wird nicht ausgelöst

• Bestätigen Sie, dass ein Offboarding-Prozess in der Connector-Konfiguration ausgewählt ist
• Prüfen Sie, ob das Beendigungsdatum in SuccessFactors innerhalb des Sync-Fensters liegt
• Überprüfen Sie das Sync-Protokoll auf Fehlerdetails
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail des betroffenen Mitarbeiters einem Uslimato-Benutzer entspricht

Sicherheit

• SAP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert
• Zugangsdaten werden nur serverseitig entschlüsselt und nie über die API zurückgegeben
• Alle Sync-Operationen sind durch Mandantenisolierung geschützt
• Alle Änderungen werden im Audit-Log protokolliert
• OAuth2-Tokens werden pro Sync angefordert und nie dauerhaft gespeichert

Feld-Zuordnung

Die Standard-Feldzuordnung von SuccessFactors zu Uslimato:

SuccessFactors-Feld	Uslimato-Feld
PerPersonal.firstName + lastName	Benutzer-Anzeigename
PerEmail.emailAddress	Benutzer-E-Mail
EmpJob.department	Abteilung
EmpJob.jobTitle	Position
EmpEmployment.terminationDate	Löst Offboarding aus

Zusätzliche SuccessFactors-Metadaten werden gespeichert: Mitarbeiter-ID, Company-ID, letzter Sync-Zeitstempel.