Automatisierungs-Workflows
Ein Prozess ist ein geführter Ablauf, den ein Mensch Schritt für Schritt abarbeitet. Ein Automatisierungs-Workflow ist das Gegenteil: eine Hintergrundregel, die auf ein Ereignis reagiert und ohne Zutun ausführt, was du einmal festgelegt hast. Beides existiert nebeneinander und sollte nicht verwechselt werden — den Visueller Prozess-Builder nimmst du für Abläufe mit Menschen, Workflows für alles, was von selbst passieren soll.
#Auslöser
Ein Workflow lauscht auf genau einen Auslöser:
| Auslöser | Feuert, wenn … |
|---|---|
asset.created | ein Asset angelegt wird |
asset.assigned | die Zuweisung eines Assets wechselt |
asset.status_change | sich der Status eines Assets ändert |
ticket.created | ein Ticket angelegt wird |
movement.completed | eine Bewegung vollständig abgeschlossen wird |
Jeder Auslöser bringt Daten zum Ereignis mit. Über eine Bedingungs-Zuordnung filterst du darauf — eine leere Bedingung trifft auf jedes Ereignis zu.
#Aktionen
Trifft ein Ereignis zu, führt der Workflow seine Aktionen der Reihe nach aus.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
send_notification | Schickt einer Person eine Benachrichtigung mit Titel und Text |
assign_user | Weist ein Asset einer Person zu |
set_asset_status | Setzt ein Asset auf einen bestimmten Status |
Weitere Aktionstypen kommen in späteren Releases dazu.
#Der Builder
Der Builder ist dreispaltig:
- Auslöser links — Auslöser wählen und Bedingungen festlegen
- Aktionen in der Mitte — Aktionen hinzufügen, sortieren, entfernen
- Inspector rechts — Typ und Parameter der ausgewählten Aktion bearbeiten
Über den Schalter Aktiv pausierst du einen Workflow, ohne ihn zu löschen — der schnellste Weg, wenn eine Regel unerwartet feuert.
#Testlauf
Bevor ein Workflow scharfgeschaltet wird, prüfst du ihn mit einem Testlauf. Du gibst ein Beispiel-Ereignis vor; der Workflow läuft durch, ohne Daten zu ändern. Für jede Aktion siehst du Erfolg oder Fehler und, wo sinnvoll, eine Vorschau dessen, was geschrieben würde. Testläufe werden protokolliert und lassen sich später nachlesen.
#Berechtigungen
Anlegen, bearbeiten, löschen und testen darf ausschließlich, wer admin besitzt. Alle anderen sehen den Builder schreibgeschützt.
#Verlässlichkeit
Workflows laufen nach dem Best-Effort-Prinzip, und das ist bewusst so:
- Schlägt eine Aktion fehl, laufen die übrigen trotzdem weiter
- Ein Fehler im Workflow rollt niemals den auslösenden Vorgang zurück — eine Asset-Anlage bleibt bestehen, auch wenn die daran hängende Benachrichtigung scheitert
- Fehler werden protokolliert und sind nachträglich einsehbar
Jeder Workflow gilt ausschließlich für seinen Mandanten. Workflows eines Mandanten sind für andere unsichtbar — siehe Mandantenisolation.